Directiesecretaresse – 3072 AP
Dienstverband:
40 uur
Ben jij een ervaren directiesecretaresse die energie krijgt van een dynamische werkomgeving? Voor Gemeente Rotterdam is er een uitdagende positie beschikbaar waarin je een cruciale rol speelt in het ondersteunen van de directie. Deze functie vraagt om iemand die overzicht bewaart, prioriteiten stelt en soepel schakelt tussen verschillende taken. Klinkt dit als iets voor jou? Lees dan snel verder!
Over deze werkgever
Jij gaat werken bij Gemeente Rotterdam, binnen het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning. Dit cluster vormt de spil van de gemeentelijke organisatie en ondersteunt het college van burgemeester en wethouders. De werkzaamheden vinden voornamelijk plaats op locatie in Rotterdam, waarbij flexibiliteit wordt gevraagd om deels op kantoor en deels vanuit huis te werken. Woensdag is de vaste samenwerkdag op locatie De Rotterdam.
Wat ga je doen?
Als directiesecretaresse ben jij de steunpilaar van de directie. Je beheert complexe agenda’s, organiseert vergaderingen en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Jij bent het eerste aanspreekpunt en weet precies wat prioriteit heeft. Hieronder vind je een overzicht van jouw belangrijkste taken:
- Beheren van twee dynamische agenda’s en het stellen van prioriteiten;
- Structureren en beheren van mailboxen, inclusief het verwerken van documenten in iBabs;
- Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, inclusief het verzorgen van de benodigde stukken;
- Zorgdragen voor een efficiënte administratieve workflow en documentbeheer;
- Afhandelen van spoedverzoeken en het ontzorgen van de directie;
- Meedenken over procesverbeteringen en het moderniseren van het secretariaat;
- Snel eigen maken van nieuwe systemen en deze optimaal benutten.
Wat neem jij mee?
Jij bent een proactieve en stressbestendige professional die graag het verschil maakt. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende niveaus, bent communicatief sterk en hebt een oplossingsgerichte instelling. Daarnaast beschik je over uitstekende organisatorische vaardigheden. Om deze rol succesvol te vervullen, vragen we het volgende:
- Minimaal een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4;
- Ten minste 3 jaar recente ervaring als directiesecretaresse;
- Ervaring met Microsoft Office, Teams en Planner;
- Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
- Het is een pré als je ervaring hebt binnen een gemeentelijke organisatie, beschikt over een hbo-opleiding en ervaring hebt met het notuleren van directie- of MT-overleggen en digitale archiveringssystemen.
Wat bieden wij?
Voor jouw inzet kun je rekenen op aantrekkelijke voorwaarden. Gemeente Rotterdam biedt een uitdagende werkomgeving waarin jij jezelf kunt ontwikkelen. Jij kunt het volgende verwachten:
- Een opdracht van 6 maanden met optie tot verlenging;
- Een werkweek van 36 uur;
- Flexibele werkmogelijkheden, deels op locatie en deels vanuit huis
- Een marktconform tarief of salaris, afhankelijk van je contractvorm;
- Een dynamische werkomgeving met veel ruimte voor eigen inbreng.
Solliciteren bij
Ben jij de directiesecretaresse die Gemeente Rotterdam zoekt? Of wil je meer informatie over deze functie? Neem dan contact op met Ashley van Heijst via a.van.heijst@rockxprofessionals.nl of bel naar 06-23619764. We kijken uit naar jouw reactie!
